ビジネスフォンの導入・入替を成功させて、業務効率化につなげる３つのポイント。
こんにちは、(株)原田通機 代表の原田守です。
ここ１０年くらいで、スマートフォンやSNSが爆発的に普及しました。そんな中、弊社は音声コミュニケーションである
電話
に関する業務をさせて頂いております。とりわけ法人向けのビジネスフォンをご提案・設置することが得意です。
今回は、ビジネスフォンの現在とこれからを見据えながら、業務効率化につなげるポイントを深堀していきたいと思います。
３つのポイント
- 少しの不便さをメモする。
- すべての通話を録音する。
- いつでもどこでも繋がる。
一つずつお話していきます。
少しの不便さをメモしておく。
日々の業務の中で、「ちょっと不便だな」と思うことはありませんでしょうか。僅かなことでもメモしておくことをお勧めします。分かりやすい例を挙げると「毎回電話帳を検索してから、電話番号をダイヤルしている。」「毎回保留して、別の場所にいる人に子機をもっていって繋いでいる。」などです。
電話に限らずですが、毎回毎回同じことを繰り返していると、不便に慣れてしまって
時間という価値
の大切さを忘れてしまいそうになります。
以前、以下の記事でもお話しましたが、
時間という価値は何物にも代えがたいと思います。
小さな不便さをメモしておくと、ビジネスフォン導入の際に業者さんとの打ち合わせで活用することが出来ますので、業務改善のヒントが見つけやすくなります。
ちなみに、前田裕二さんの
という本はおすすめです。
全ての通話を録音する。
文字通り、全ての通話をメモリーに録音しておくことが出来ます。選択して録音することも出来ます。録音した音声は、電話機やパソコンから確認が可能です。
お客様対応改善に繋げたり、メモの取り忘れ防止などに役立ちます。近年では、トラブル回避に活用されることも多くなってきました。（原則、録音することを相手に伝える必要があります。）音声を文字起こしするサービスなんかもありますね。
この機能を伝言メモ代わりに使われている企業さんがありました。音声の伝言メモは感情を伝えることが出来るのでとても良いとのことです。
いつでもどこでも繋がる。
ビジネスフォンとスマートフォンを連携して、いつでもどこでも繋がるようにできます。
この通話、今すぐ担当者に繋げたい
ということはありませんか。
連携する方法はいくつかありますが、外線転送という機能が一番シンプルでしょう。
「電話に出る→保留する→スマホにかける→電話に出たら繋ぐ」という流れです。現行機種であればほぼどのメーカーも可能だと思います。使っていない方も結構いらっしゃるので、今お使いの機種が対応しているかどうか確認してみて下さい。
また、
FMC
という技術があります。詳細はググって下さい。モバイル端末をまるで内線子機のように使うことが出来るサービスです。さらに通話料は定額で利用することも可能です。（キャリアによります）
今のところスマホ連携という観点では最強のサービスかなと思います。
番外編
「クラウド電話システム」と言って、電話機をネットワークに繋いでサブスクモデルで利用するサービスもあります。ビジネスフォンの世界では最先端を行く技術です。当社でも取り扱いできますが、まだ施工実績がありません。どなたか施工させて下さい。
まとめ
ビジネスフォンの導入は、劇的に業務を効率化させ生産性を向上するものではありません。そして、価格が安くないというデメリットもあります。ただ、音声通話だけと言うことではなく、音声通話を起点としてほんの少しの不便さをプログラミングの変更でいくつも改善していき、
業務に合わせて育てていく
というストーリーを描いて頂けると幸いです。少しの不便さを感じましたらいつでも呼んで下さい。改善に改善を重ね、クリエイティブな時間を作りましょう。
そして最後に、
電話をかけてくる方は間違いなく何かに困っています。
親身になって耳を傾けることによって、お困りごとの本質が見えてきます。この困りごとを解決して、こうなりたい！という思いにまで寄り添えるような人間になりたいものです。
人は例外なく、消費者であると同時にサービスの提供者（事業者）でありますので、誤解を恐れず言います。
ビジネスチャンスは音声通話にあり。
本日もご閲覧ありがとうございました。